Наш сайт использует файлы cookies для улучшения работы и вашего удобства. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с их использованием.
Вход
Блог Alfa Tech
Про бизнес / технологии / идеи
Фриланс под контролем: как работать с подрядчиками в эпоху правовой турбулентности
Все чаще компании выстраивают рабочие процессы с участием фрилансеров. Это удобно, ведь больше не нужно выплачивать взносы, содержать целый штат и тянуть раздутый back-офис. Аутсорс позволяет работать не только с российскими специалистами, но с подрядчиками из других стран. Но с масштабом подрядчиков растут и юридические риски: законы меняются регулярно, а любая ошибка может обернуться штрафами и блокировкой счетов.
В статье расскажем, как Alfa Tech действовали на примере международного проекта. Также вы получите ответы на вопросы: как дорого бизнесу обходится ручной труд и как это можно исправить с помощью автоматизации.
В статье расскажем, как Alfa Tech действовали на примере международного проекта. Также вы получите ответы на вопросы: как дорого бизнесу обходится ручной труд и как это можно исправить с помощью автоматизации.
Ручное оформление: где бизнес теряет деньги
Если процессы строятся только на ручной работе бухгалтеров, юристов и менеджеров, команда быстро перегружается рутиной. Цена ошибки — штрафы и блокировки счетов в момент, когда бизнес сосредоточен на запуске продукта или финальной стадии проекта.
Юридическая гонка на выживание
Выше мы упоминали, что законы и подзаконные акты обновляются постоянно. Юристам приходится едва ли не ежедневно переписывать шаблоны договоров, следить за лимитами самозанятых, проверять статусы исполнителей. Пропустили срок или использовали устаревший документ — штраф, а иногда и срыв всего проекта.
Каждый подрядчик — отдельный случай
Кто-то работает как самозанятый и не контролирует лимиты, другой — через агента, но требует оплату напрямую. Нерезиденты связаны валютными ограничениями и санкциями. Получается, что под каждого исполнителя нужен свой набор документов и проверок.
Каждого фрилансера вручную тянут 3−4 специалиста, включая бухгалтера, HR, юриста и менеджера проекта. При росте количества исполнителей вырастает нагрузка, а вместе с ней и вероятность ошибок.
Валютный контроль без права на ошибку
Особенно болезненно проходят расчеты с зарубежными подрядчиками.
Банки и налоговые органы контролируют все:
Банки и налоговые органы контролируют все:
- не зарегистрировал контракт — штраф до 100% от суммы;
- ошибся в назначении платежа — счет заморожен;
- уведомил банк с опозданием — 40−100 тыс. руб. штрафа.
Самое важное в ситуации с операционной нагрузкой — любая ошибка может привести не только к штрафу, но и к срыву проектов, в которые вложены ресурсы всей команды: от маркетинга до IT.
Как провести мероприятие в другой стране и не наделать ошибок
Компания организовывала масштабное мероприятие сразу в нескольких странах: Азия, Африка и Европа. В проекте участвовали десятки подрядчиков: координаторы, логисты, водители и локальные исполнители.
При классическом подходе клиент столкнулся бы с типичной операционной нагрузкой:
При классическом подходе клиент столкнулся бы с типичной операционной нагрузкой:
- разрозненные статусы и реквизиты подрядчиков;
- десятки договоров без единого шаблона;
- валютный контроль под каждого физлица;
- высокий риск ошибок при подготовке документов.
Как команда Alfa Tech решила задачу
Мы предложили другой путь — автоматизацию процессов. Клиенту потребовалось только передать нам Excel-файл с подрядчиками, суммами и назначениями.
Далее в ход пошла наша экосистема:
Система встроилась в привычные процессы, так как интеграция была возможна как по API, так и через обычные таблицы.
Далее в ход пошла наша экосистема:
- вместо десятков индивидуальных контрактов заключили один договор с Alfa Tech;
- проверка статусов исполнителей была проведена нашими специалистами;
- завели все необходимые документы (договоры, оферты и подтверждения);
- смарт-выплаты в нужной валюте были проведены через корректный банк;
- закрывающие документы клиент получил единым пакетом.
Система встроилась в привычные процессы, так как интеграция была возможна как по API, так и через обычные таблицы.
Как изменился рабочий процесс для клиента
Проект был завершен без штрафов и с минимальной нагрузкой на команду заказчика.
Преимущества для бизнеса:
Преимущества для бизнеса:
- один договор вместо десятков;
- экономия сотен часов ручного труда;
- корректное оформление всех валютных операций;
- закрывающие документы одним пакетом;
- комиссия составила всего 3% от суммы выплат;
- команда клиента смогла сосредоточиться на самом проекте, а не на бумажной рутине.
Работа с фрилансерами может быть удобной и безопасной, если убрать из нее рутину. Alfa Tech берет на себя операционку, оставляя компаниям главное — реализовывать проекты. Это сервис с человеческим лицом: мы вникаем в задачи, говорим на одном языке с бизнесом и держим процесс под контролем.